宿帳無料ではじめる
← ガイド一覧

宿泊者名簿の電子化とは？旅館業法の要件と個人情報（PII）の安全な管理

無人チェックインを検討すると必ずぶつかるのが「宿泊者名簿、紙じゃなくていいの？」という疑問です。結論から言うと、名簿は電子化できます。ただし、旅館業法が求める記載事項と保存ルール、そして個人情報（PII）の安全管理という2つの法律をきちんと満たす必要があります。この記事では、小規模宿の現場目線で要点を整理します。

宿泊者名簿とは？まず旅館業法の基本を押さえる

宿泊者名簿（宿泊者台帳）は、旅館業を営む施設に作成・保存が義務づけられている記録です。法令の根拠は旅館業法と、厚生労働省が定める「旅館業における衛生等管理要領」にあります。テロ防止や感染症対策、トラブル時の対応のために、宿泊するお客様の情報を正確に記録しておくことが求められています。

名簿に記載すべき項目（記載事項）

宿泊者名簿に記載が必要な主な項目は次のとおりです。

  • 氏名
  • 住所
  • 連絡先（電話番号など）
  • 国内に住所を持たない外国人宿泊者の場合：国籍と旅券（パスポート）番号

外国人宿泊者の国籍・旅券番号の記録は、2005年の旅館業法改正でテロ防止の観点から求められるようになったものです。国内に住所を持たない外国人については、パスポートの写しを名簿とともに保存することで、氏名・国籍・旅券番号の手書き記入に代えることができるとされています。無人チェックインでパスポートを読み取る運用は、まさにこの要件に応えるものです。

保存期間は「3年間」

宿泊者名簿は、作成後3年間の保存が義務づけられています。紙でも電子でも、この保存期間は変わりません。

名簿は電子化できる：いつから・どこまで認められたか

「名簿は紙でなければならない」というのは誤解です。電子化は段階的に認められてきました。

  • 2005年4月：e-文書法の施行により、宿泊者名簿を紙ではなく電子文書として保存できるようになりました。
  • 2023年3月末：厚生労働省の通知で、名簿はお客様本人の手書きである必要はないことが明確化されました。タブレット入力やパスポート読み取りによる電子記録が、正式に運用できる根拠になっています。

これにより、無人チェックインの端末で本人確認をしながら名簿を電子的に作成・保存する運用が、法令上も問題なく行えるようになりました。転記の手間や記入漏れが減るのも電子化の大きな利点です。

個人情報（PII）の安全な管理：旅館業法だけでは終わらない

ここが見落とされがちなポイントです。宿泊者名簿には氏名・住所・連絡先・旅券番号といった個人情報（PII：Personally Identifiable Information）が含まれます。したがって、旅館業法に加えて個人情報保護法に基づく安全管理措置が必要になります。

宿泊事業者は、次の2つの法律の要求が重なる点を意識する必要があります。

  • 旅館業法：名簿の3年間の保存義務
  • 個人情報保護法：保有する個人データに対する安全管理措置と、不要になった個人データの遅滞ない削除

実務上は、旅館業法の3年保存が優先され、3年の保存期間が過ぎた後に個人情報保護法の削除の考え方が働く、という関係になります。

電子化したときに必要な安全管理措置

名簿をデジタルで管理する場合、次のような措置が求められます。

  • データの暗号化 — データベースや保存ファイルを暗号化し、漏えい時のリスクを下げる。
  • アクセス制御・パスワード保護 — 名簿にアクセスできる人を限定し、パスワードで保護する。
  • 不要なデータの最小化 — 必要な情報だけを保持し、不要な画像データなどは保存しない設計にする。
  • 保存期間の管理 — 3年保存と、その後の適切な削除を運用に組み込む。

紙の名簿は紛失・盗難・記入ミスのリスクがありますが、適切に設計された電子管理なら、暗号化とアクセス制御でむしろ安全性を高められます。逆に、暗号化やアクセス制御のない安易なデジタル管理は危険です。※2026年時点・個人情報保護法の安全管理措置の具体は、個人情報保護委員会のガイドライン等で最新の内容を確認してください。

小規模宿が名簿の電子化で気をつけたい3点

  1. 記載事項を満たす設計か — 氏名・住所・連絡先、外国人の国籍・旅券番号まで確実に取得できるか。
  2. PIIの安全管理ができているか — 暗号化・アクセス制御・データ最小化。画像など過剰な情報を持ちすぎていないか。
  3. 保存と削除のルールが回っているか — 3年保存と、その後の削除が運用として成立しているか。

まとめ

宿泊者名簿は電子化できます。ただし、旅館業法の記載事項（外国人の国籍・旅券番号を含む）と3年間の保存義務を満たし、同時に個人情報保護法に基づくPIIの安全管理（暗号化・アクセス制御・データ最小化）を行うことが前提です。無人チェックインを導入するなら、この名簿とPIIの管理まで含めて任せられる仕組みを選ぶことが、安心して運営を続けるカギになります。

名簿もPIIの管理も、ユキにお任せください

私たち宿帳は、AIスタッフユキによる多言語の無人チェックインSaaSです。パスポートの読み取りから名簿の電子化までをひと続きで行い、旅館業法の記載事項に対応。個人情報は暗号化して安全に管理し、本人確認に使った画像は保存しません。受付に人がいなくても、深夜でも、どの国のお客様でも、チェックインから名簿づくりまでユキが多言語で応対します。

宿帳は、インバウンドの宿の現場のために、長野・松本で生まれたサービスです。だから「面倒な多言語と名簿だけ任せたい」という宿の気持ちが分かります。初期費用0円・月額12,800円から。まずは無料のオンライン相談・デモで、名簿の電子化とPII管理の実際をご覧ください。

出典（2026年時点で確認）

※本記事の法令解説は2026年時点の情報です。個人情報保護法の安全管理措置の具体や自治体の運用は、個人情報保護委員会のガイドラインおよび管轄保健所等で最新の内容をご確認ください。

受付の多言語対応を、AIにまかせてみませんか?

宿帳は、小規模の宿・ホテルのための多言語AIセルフチェックイン。初期費用0円・カード登録なしで、今すぐ試せます。

無料ではじめる →デモを体験する